Guia prático de automações no ClickUp

Muita gente pensa em automações como “economia de cliques”. Além dessa visão eu gosto de pensar como uma forma de garantir padrão e previsibilidade, principalmente quando várias pessoas interagem com o mesmo processo.

Neste artigo reuni 3 dos tipos de automações que eu considero mais valiosas, com exemplos práticos em diferentes contextos.

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Automações de validação (Marketing)

Cenário comum: o designer finaliza uma peça, alguém muda o status para “pronto”, e só depois o gestor percebe que faltou ajuste de marca, CTA, link, ou a copy não está alinhada.

A automação de validação resolve isso criando uma etapa obrigatória e controlada.

Exemplo prático (peça de marketing):

• Quando a tarefa mudar para “pronto para publicar”

  • Adicionar o gestor como aprovador/seguidor automaticamente

  • Mudar para um status de “aguardando aprovação”

  • Notificar o gestor

• Quando o gestor aprovar

  • Mover para “aprovado” (ou “agendado”)

  • Liberar o próximo passo do fluxo

• Se alguém mover a tarefa para "Aprovado" e não foi o gestor

  • Notifica o gestor

  • Volta a tarefa para o status anterior 

Resultado: a peça só avança quando a validação realmente aconteceu, e você reduz retrabalho e risco de publicar algo fora do padrão.

Inclusive, usamos exatamente esse tipo de automação aqui na P3. Esse texto que você está lendo passou por esse fluxo:

Assim que eu passar (ou passei, pra você que está lendo) o estágio desse conteúdo para "Em aprovação", a Giovana vai receber um comentário e virar responsável dessa tarefa.

Isso garante que cada envolvido será acionado e responsabilizado na etapa do processo onde são necessários. Sem 50 responsáveis numa única tarefa e facilitando pra quaisquer interessados entender na mão de quem e em que pé a demanda está.

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Automações de e-mail (Suporte/Tech)

Se você faz suporte por e-mail (ou WhatsApp), já viveu isto: o time atualiza o ticket, mas esquece de atualizar o cliente. A pessoa cobra, a percepção de demora aumenta, e o atendimento parece “parado” mesmo quando está andando.

E se já viveu isso sabe o quão frustrante isso é para todos os envolvidos (especialmente para o cliente).

Com as automações, você consegue transformar mudanças relevantes do ticket em comunicação automática.

Exemplo prático de automação com e-mail (ticket/atendimento):

• Quando o status mudar para “em andamento”

  • Enviar um e-mail para o cliente:

    • Confirmando início do atendimento

    • Falando alguns detalhes do ticket como ID ou tempo estimado de resolução

• Quando mudar para “aguardando cliente”

  • Enviar e-mail template pedindo algumas informações necessárias

• Quando mudar para “resolvido” ou “finalizado”

  • Enviar e-mail com o resumo da solução e próximos passos

Dois pontos importantes aqui:

1. Você consegue trocar e-mails dentro da própria tarefa, mantendo tudo centralizado no atendimento (sem ficar pulando entre aba de e-mail e ferramenta).

2. Você pode automatizar comunicações “padrão”, e deixar o time focar só no que precisa de resposta personalizada.

Resultado: Atendimento mais eficiente e mais transparente, histórico centralizado e, no limite, mais confiança e satisfação dos clientes.

Vale adicionar que, além do e-mail, a P3rformar também tem integração com o WhatsApp (o ChatUp), que viabiliza esse mesmo tipo de comunicação no WhatsApp.

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Automações com IA (Operações): “faça qualquer coisa com IA” e Super Agents

Deixei o melhor pro final.

Em operações (na verdade, em qualquer área), tem um tipo de trabalho que drena tempo: organizar informação, padronizar pedido, resumir, classificar, decidir próximos passos, criar checklist, escrever primeiro rascunho, etc.

Pra esse tipo de trabalho repetitivo, temos duas saídas:

1. “Faça qualquer coisa com IA”

Pense como uma ação flexível: você escreve um comando e usa a IA para executar aquela instrução no seu fluxo.

Exemplos do que isso pode fazer:

• Resumir um ticket em 5 linhas

• Transformar um briefing bagunçado em checklist

• Sugerir próximos passos

• Preencher algum campo personalizado

• Classificar a demanda por tipo e urgência

• Concatenar informações diversas 

É a forma mais simples de colocar IA trabalhando no seu processo, com muitas possibilidades

2. Super Agents do ClickUp

Super Agents são um salto acima: em vez de só “rodar um comando”, você pode criar um agente com várias funções com ações mais complexas e até com várias funções acumuladas.

E aqui vale a máxima de que sua imaginação é o limite.

Porque, na prática, o agente pode fazer qualquer coisa que você consiga descrever bem. E o melhor ainda: na tela de criação de Super Agents, você recebe ajuda na criação. Então você não precisa “acertar o prompt perfeito” numa tacada só ou ficar refinando sozinho.

Exemplos dos papéis que um Super Agent pode ajudar (ou assumir):

• Triagem + categorização + priorização

• Padronização de tarefas (campos, checklist, responsáveis, datas)

• Auditoria de qualidade (o que está faltando?)

• Geração de rascunhos (mensagens, relatórios, atualizações)

• Roteirização de processos (passo a passo do que fazer)

Resumo:

• “Faça qualquer coisa com IA” é o caminho simples e rápido.

• Super Agents no ClickUp abrem um universo maior, com muito mais possibilidades e profundidade.

Para essa seção, trouxe de exemplo um dos agentes que usamos quase todo dia aqui na P3:

O H3lp P3rformar é um agente que tem como base a documentação oficial do ClickUp e outros documentos internos de boas práticas, soluções e até nosso tom de voz.

Na prática, o que ele faz é o seguinte: Quando recebemos um e-mail de um cliente pelo canal de suporte, o agente analisa o pedido (e se é um pedido), cruza com o Help ClickUp e com nossas bases de conhecimento, nos dando uma sugestão de resposta.

O time recebe e avalia a demanda, lê o que o agente trouxe e, se necessário, ajusta e envia. Pode parecer simples, mas desde que implementamos esse agente reduzimos o tempo de atendimento em 60%.

Claro, isso só foi possível porque fizemos a melhor base de conhecimento que podíamos, mas esse não é o único resultado impressionante que temos com os agentes:

Um dos nossos clientes está economizando 1h de reunião semanal com seu time de 8 pessoas com um agente que dá um briefing semanal do que deve ser feito, quais são as prioridades e o que ficou faltando da semana anterior e outras informações. Essa economia vem apenas da reunião semanal, mas também nos foi reportado que as "calls rapidinhas" pra tirar dúvidas ou fazer alinhamentos também reduziram para menos de 50%.

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Nesse artigo trouxe 3 exemplos de automações que fazem parte do dia a dia da P3rformar e dos nossos clientes.

Para mais conteúdos sobre ClickUp, acesse o Akad3mos, nossa plataforma de cursos. E fique de olho: em breve chegam vídeos exclusivos sobre automações e Super Agents.

Precisa de alguma ajuda específica, quer conhecer mais o time ou entender melhor nosso trabalho? É só nos chamar em qualquer um de nossos canais.